Arsip adalah setiap catatan “record atau warkat” yang tertulis, tercetak atau ketikan dalam bentuk huruf, angka atau gambar, yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam komunikasi dan informasi yang terekam pada kertas “kartu, formulir”, kertas film “slide, film-strip, mikro film”, komputer “pita tape, piringan, rekaman, disket”, kertas photocopy dan lain-lain.
Oleh karena pengertian inti arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis, maka peranan arsip adalah sebagai sumber informasi dan sumber dokumentasi. Sebagai sumber informasi maka arsip akan dapat membantu mengingatkan petugas yang lupa mengenai sesuatu masalah .
Sebagai sumber dokumentasi, arsip dapat dipergunakan oleh pimpinan organisasi untuk membuat/mengambil keputusan secara tepat mengenai sesuatu masalah yang sedang dihadapi.